Tổ chức sự kiện là chủ đề hot của xã hội ngày nay, những buổi gặp gỡ và giao lưu vô cùng thân mật của những người có quan hệ gia đình, công việc và xã hội. Công việc tổ chức các buổi lễ và sự kiện quan trọng luôn đòi hỏi người thực hiện có được một sự kỹ lưỡng, sự chỉnh chu và sự cầu toàn nhất định.
Khái niệm về chương trình, sự kiện là gì?
Sự kiện là một hoạt động có mục đích riêng mà khi mọi người gặp gỡ và trao đổi với nhau tạo ra được sản phẩm trong một khoảng thời gian và địa điểm được xác định từ trước. Người tham gia các buổi lễ sự kiện thường nhận được tín hiệu bằng những tấm thiệp mời có ghi rõ nội dung, mục đích, thời gian và không gian diễn ra.
Tổ chức sự kiện chính là công việc tạo ra những buổi lễ ý nghĩa nhất theo nhu cầu và phong cách riêng của những vị khách hàng tìm đến. Thiết kế và tạo được không gian phù hợp với hình thức diễn ra, tận dụng và bố trí các trang thiết bị khoa học là đòi hỏi cơ bản nhất cho những người làm công việc tổ chức và sắp xếp chương trình.
Người thực hiện nhiệm vụ tổ chức và quản lý chương trình phải đáp ứng được yêu cầu và những ý tưởng, dự định của khách hàng thông qua việc trao đổi và tìm đến những sự thống nhất chung. Lên kế hoạch và trình bày cách thiết kế và bố trí sự kiện trước khi bắt tay vào thực hiện dự án nhằm đảm bảo được thời gian và hiệu suất làm việc.
Tổ chức sự kiện là gì?
Một trong những hoạt động của tổ chức sự kiện là mang đến cuộc giao lưu và gặp mặt nhằm tiến tới những mục đích quan trọng cần sự thống nhất ý kiến. Hầu hết doanh nghiệp thường lựa chọn loại hình này để quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm hoặc chúc mừng những thành tựu đạt được trong kinh doanh.
Phẩm chất kỹ năng cần thiết của người tổ chức chương trình
Người thực hiện và đảm nhận trọng trách tổ chức sự kiện phải có sự nghiêm khắc và quản lý thời gian tốt, giải quyết những rủi ro một cách nhanh chóng nhất. Đây là một ngành nghề mang tính chất đặc thù do đó, muốn theo đuổi và học hỏi lâu dài bạn cần phải có đam mê, nỗ lực và trau chuốt kỹ năng thận trọng và tỉ mỉ của mình.
Trước hết, khi tham gia làm sự kiện cần chuẩn bị một tinh thần ổn định và sức khỏe ổn định vì tính chất công việc luôn đòi hỏi sự căng thẳng và tập trung cao độ, thường xuyên di chuyển và hoạt động ngoài trời. Duy trì được tiến độ công việc theo lịch trình và kế hoạch được dự tính từ trước để đảm bảo kết quả về sau.
Ngoài ra, bạn phải hoàn thiện và trau dồi bản thân từng ngày để đảm bảo mọi tố chất cần có như sự linh hoạt nhạy bén, khả năng chịu đựng áp lực, làm việc với tần suất cao, tính toán và quản lý kỹ lưỡng mọi vấn đề. Đặc biệt, nâng cao bản thân bằng sự đánh giá và cầu thị, học thêm nhiều kỹ năng bổ trợ cho trình độ và kinh nghiệm.
Các trung tâm tổ chức chương trình lớn và uy tín
Việc chọn địa điểm diễn ra sự kiện là bài toán khó cho khách hàng và người tổ chức vì phải tìm một nơi phù hợp với tính chất công việc, mang đến cảm giác thân thuộc và đẳng cấp cho người dự. Bài viết sẽ giới thiệu đến bạn các trung tâm tổ chức sự kiện hàng đầu cả nước với uy tín luôn đảm bảo cho khách hàng sự đẳng cấp như:
- Sofitel Saigon Plaza tọa lạc tại vị trí đắc địa quận 1.
- Gem Center trung tâm tổ chức các buổi chương trình lớn nhỏ.
- Nhà hàng Thảo Điền Village diễn ra các sự kiện ngoài trời.
- JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay khung cảnh biển đẹp.
Lĩnh vực thường xuyên tổ chức sự kiện nhất
Hoạt động kinh doanh đa lĩnh vực, cuộc thi quy mô lớn hay các buổi tài trợ đầu tư và ký kết những bản hợp đồng thương vụ bạc tỷ luôn lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện để công bố với giới truyền thông. Những lĩnh vực được liệt kê bên trên thường xuyên tổ chức các buổi lễ với quy mô và số lượng khách rất lớn.
Mở sự kiện trong lĩnh vực kinh doanh và tài chính
Dẫn đầu xu hướng tổ chức sự kiện là các lĩnh vực kinh doanh và tài chính, muốn sử dụng sự ảnh hưởng của truyền thông bằng các cuộc gặp gỡ để thông báo việc quan trọng, ra mắt sản phẩm, định hướng thương hiệu, lễ khai trương, khánh thành dự án mới, các buổi họp báo và trả lời cùng truyền thông, hội nghị khách hàng.
Đa số các hợp đồng tổ chức các chương trình nhận được nhiều nhất là của những người trong lĩnh vực kinh doanh khi họ muốn mở rộng quan hệ, tìm kiếm đối tác và nâng cao vị thế trên thương trường. Giá trị tạo ra sau những buổi gặp gỡ không chỉ là vật chất còn có mối quan hệ tinh thần và học hỏi những kinh nghiệm làm việc của nhau.
Hoạt động của các đơn vị thương mại và du lịch
Bên cạnh đó, các trung tâm xúc tiến thương mại dịch vụ và du lịch cũng có số lượng đặt kế hoạch tổ chức sự kiện với lịch trình khá dày đặc và quy mô vô cùng lớn. Những sự kiện thường được lên kế hoạch cho các hoạt động chào đón khu du lịch mới, các lễ hội tại địa phương, các buổi tiệc gala dinner cho những vị khách đi theo tour.
Sự kiện thường được diễn ra ngoài trời để tạo được cảm giác thoải mái cho người tham gia, tuy nhiên những đòi hỏi về mặt thiết kế và tổ chức sẽ cao hơn, đảm bảo được tiến độ và dự tính những rủi ro do thời tiết. Hoạt động sự kiện thường có sự tham gia và quan sát của nhiều người nên khâu chuẩn bị phải đảm bảo chỉnh chu.
Các buổi tiệc gây quỹ từ thiện cho xã hội
Các buổi lễ gây quỹ từ thiện thường cũng lựa chọn việc tổ chức sự kiện để những đối tượng có thể đến tham gia. Thông thường, những thông điệp từ các sự kiện tổ chức hoạt động vì cộng động có giá trị rất ý nghĩa, mang đến làn sóng lan tỏa mạnh đến các mạnh thường quân nên việc bày trí trang thiết bị phải phù hợp với buổi lễ.
Ý nghĩa của những buổi tổ chức các sự kiện lớn
Những buổi tổ chức sự kiện tạo ra những ý nghĩa rất quan trọng đối với người tổ chức và khách hàng, là vai trò tạo ra sự hài lòng và sự kết nối trong mối quan hệ làm ăn. Các sự kiện được tổ chức sẽ trở thành phương tiện truyền thông đắc lực đưa ý nghĩa và mục đích diễn ra đi xa hơn để mọi người biết đến và tìm hiểu về nó.
Sự kiện chính là cơ hội gặp gỡ, tiếp xúc, giao lưu và tìm hiểu một cách thân mật nhất để các mối quan hệ được kết nối và hòa hợp với nhau. Sự thống nhất giữa ý tưởng và thực tế chính là cầu nối quan trọng đưa tên tuổi của thương hiệu, doanh nghiệp tổ chức buổi lễ được củng cố và đi sâu vào những ấn tượng của khách hàng.
Quy mô mà sự kiện được diễn ra sẽ phản ánh được sự đầu tư và kỳ vọng mà tổ chức hoặc doanh nghiệp hướng đến, tạo được sự chủ động trong cách phổ biến và quảng bá tên tuổi cùng truyền thông. Điểm nhấn bằng hoạt động sự kiện nhận được sự hưởng ứng và ủng hộ của đông đảo các vị khách hàng tiềm năng trên thị trường.
Quy trình cơ bản để tổ chức một sự kiện chất lượng
Để công tác tổ chức sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và đi theo dự định, mỗi người tham gia vào quá trình hoạt động cần phải đi theo sự hướng dẫn của người tổ chức và chỉ đạo chính. Người đứng đầu tổ chức các chương trình sẽ có một quy trình cơ bản, kỹ năng chuyên môn để làm việc riêng nhằm tạo ra một buổi lễ chất lượng.
Xem xét những kế hoạch mục tiêu
Công việc đầu tiên khi ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện cùng khách hàng, người tổ chức sẽ được biết các yêu cầu như: loại hình tổ chức, nội dung chương trình, đối tượng khách tham dự, thời gian và ngân sách tổ chức,… Những quy tắc trên cần được trao đổi kỹ càng với khách hàng rồi mới đưa đến một thống nhất chung trên giấy tờ.
Hợp đồng được ký, người tổ chức đã nắm rõ những mục đích của sự kiện từ đó đặt ra những kế hoạch mục tiêu cho sự kiện mình sẽ tổ chức. Bắt đầu từ việc hình thành nội dung và khung thời gian sự kiện chính sẽ được diễn ra, bố trí thời gian cho từng hoạt động trong buổi tiệc để khách hàng có được sự hài lòng tuyệt đối.
Lên ý tưởng và thiết kế khán phòng tổ chức
Bước tiếp theo vẫn được diễn ra trước khi sự kiện được tổ chức là việc lên ý tưởng và thiết kế khán phòng tổ chức theo những tiêu chuẩn mà khách hàng đã đặt ra. Ý tưởng mà bạn tạo ra sẽ là điểm mấu chốt quyết định sự thành công tốt đẹp của buổi lễ, là linh hồn tạo nên những cảm nhận, đánh giá đặc sắc của các vị khách tham dự.
Tổ chức buổi lễ diễn ra một cách chuyên nghiệp
Bạn đã chuẩn bị hoàn tất dự án bằng việc tân trang không gian, sẵn sàng địa điểm đón khách, chỉ cần đợi thời gian là buổi lễ sẽ chính thức được diễn ra. Những kịch bản và tiến trình đã được người tổ chức lên sẵn cứ như thế mà diễn ra theo kịp với tiến độ.
Những cảm nhận và đánh giá của khách hàng chính là thành phẩm và kết quả lao động có đầu tư, có công sức và sự kết hợp của nhiều cá nhân tạo ra một buổi sự kiện ý nghĩa, độc đáo và hoành tráng. Khách hàng lựa chọn ngày càng nhiều một đơn vị chuyên tổ chức các chương trình nào sẽ quyết định sự chuyên nghiệp tổ chức có.
Lời kết
Tổ chức sự kiện luôn tạo ra những giá trị lớn cho doanh nghiệp tổ chức và những đối tượng tham gia. Sau mỗi sự kiện, bạn nên xem xét và cân nhắc những đánh giá của khách hàng để rút kinh nghiệm cho những lần sau. Khách hàng nên chọn những trung tâm tổ chức các chương trình uy tín để gửi gắm.
