KPI hiện nay là một trong những thông số cực kì quan trọng trong bất cứ loại công việc nào, thông qua việc theo dõi sự thay đổi của chỉ số KPI mà các nhà điều hành có thể phát hiện ra được điểm mạnh của nhân viên để từ đó phát triển nó và hạn chế được những điểm yếu kém.
KPI được chia thành những loại phổ biến nào?
KPI còn được biết đến với một cái tên tiếng Anh dài hơn đó chính là Key Performance Indicator, thông qua thông số này mà sẽ dễ dàng nhận thấy được rằng kế hoạch đề ra từ trước có được thực hiện đủ hay không, và tùy vào mục đích của công ty mà sẽ có các loại KPI khác nhau.
KPI cho mục đích kinh doanh
Chỉ số KPI trong nhóm mục đích kinh doanh sẽ được áp dụng trong việc dự đoán cũng như là đo lường kết quả của loại hình kinh doanh đó trong một thời gian dài hay còn được nhiều người gọi đó là mục đích phát triển dài hạn.
Loại KPI này sẽ theo dõi và ghi chép lại toàn bộ những số liệu hay đơn giản là những chỉ số biến động trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó sẽ thành lập một bảng tổng hợp.
Dựa vào bảng tổng hợp KPI đó mà các nhà chiến lược hay các nhà lãnh đạo sẽ có thể biết được tườm tận những điểm yếu kém của mô hình kinh doanh, từ đó sẽ đưa ra các phương án để có thể điều hướng kinh doanh với mục đích là hiệu suất kinh doanh sẽ đạt mức cao nhất trong khả năng.
Key Performance Indicator cho lĩnh vực tài chính
Đối với những người làm trong ngành tài chính hay đơn giản là những người làm trong bộ phận tài chính của các công ty hay doanh nghiệp có lẽ sẽ không còn quá xa lạ gì với loại KPI này.
Một cách dễ hiểu hơn thì người đứng đầu trong bộ phận tài chính của mỗi công ty hay doanh nghiệp sẽ theo dõi và giám sát một cách gắt gao chỉ số KPI này, họ sẽ quản lý và ghi chép toàn bộ những dòng tiền vào và ra của công ty trong một khoảng thời gian nhất định, khi đến hạn thì họ sẽ lập một bảng tổng hợp nộp lên lãnh đạo.
Khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hay công ty đọc bảng tổng hợp này thì họ sẽ có thể biết được trong khoảng thời gian đề ra thì mô hình kinh doanh của họ đã phải chi tiêu cho những khoảng nào cũng như là khoảng lợi nhuận hằng tháng cũng sẽ được họ nắm bắt khá rõ.
KPI trong lĩnh vực tiếp thị
Đây có lẽ là một trong những loại KPI mà ngày nay các công ty hay doanh nghiệp mới rất quan tâm và để ý đến, khi mới thành lập doanh nghiệp thì thông thường các doanh nghiệp sẽ chú trọng vào việc phát triển cũng như thu thập càng nhiều KPI tiếp thị.
Mục đích của việc thu thập nhiều chỉ số KPI này là để có thể quảng bá hình ảnh của công ty đến với công chúng từ đó sẽ có thể thu hút được một lượng lớn khách hàng mới.
Thông thường trưởng quản lý của phòng kế hoạch sẽ theo dõi sát sao chỉ số KPI này trong từng chu kỳ và ghi chép lại một cách kỹ lưỡng, sau đó đến cuối hạn thì họ sẽ lập một bảng tổng hợp và nộp lên ban lãnh đạo.
Khi ban lãnh đạo xem xét bảng tổng hợp số liệu KPI này thì họ sẽ dễ dàng đánh giá được rằng bộ phận tiếp thị của doanh nghiệp mình có làm việc hiệu quả hay không từ đó sẽ đưa ra các giải pháp để có thể nâng cao được chất lượng của đội ngũ tiếp thị nếu thật sự cần thiết.
Key Performance Indicator trong lĩnh vực bán hàng
Chỉ số KPI trong lĩnh vực bán hàng sẽ phản ánh lên được mức độ hiệu quả trong công việc của đội ngũ bán hàng, thông thường người theo dõi và giám sát chỉ số này thường sẽ là trường cửa hàng hay là trưởng chi nhánh đó.
Họ sẽ lưu lại toàn bộ dữ liệu bao gồm những thứ được bán ra trong tháng đó, số tiền kiếm được từ việc bán sản phẩm và quan trọng nhất đó chính là số lượng sản phẩm được bán ra, sau đó họ sẽ lập một bảng tổng hợp để gửi lên bộ phận lãnh đạo.
Khi các nhà lãnh đạo đọc qua bảng báo cáo và tổng hợp này thì họ sẽ có thể đánh giá mức độ năng suất trong khả năng bán hàng của cửa hàng đó, nếu như chỉ số này quá thấp thì ban lãnh đạo sẽ đưa ra các kế hoạch để thúc đẩy được quá trình bán hàng từ đó gia tăng được lợi nhuận cũng như là thị phần tiêu dùng.
KPI cho việc quản lý dự án
Thông thường loại KPI này thường sẽ được các nhà quản lý cũng như là các nhà điều hành theo dõi và giám sát, loại KPI này sẽ phản ánh rõ được mức độ phần trăm kết quả đạt được trên thực tế so với lượng trước đó được lên kế hoạch.
Qua việc theo dõi sự thay đổi của chỉ số KPI này thì bản thân các nhà quản lý sẽ có thể dễ dàng đánh giá được mức độ thành công của dự án đang thuộc quyền quản lý của mình để rồi từ đó sẽ đưa ra những định hướng cũng như thay đối sao cho phù hợp.
Mục đích của việc sử dụng thông số KPI là gì?
Việc ngày nay KPI được sử dụng nhiều và ngày càng phổ biến nhiều hơn là điều mà không phải bất cứ một cá nhân nào cũng có thể nhận ra và đánh giá được, chính vì vậy bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn những lý do tại sao mà KPI được sử dụng một cách rộng rãi đến như vậy nhé.
Tạo bàn đạp cho việc thiết lập mục tiêu KPI
Thông qua việc thiết lập chỉ số KPI thì các chủ doanh nghiệp cũng như là công ty sẽ có thể dễ dàng thiết lập được các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được trong thời gian sắp tới.
Thông thường mỗi một doanh nghiệp sẽ đề ra cho bản thân của mình những loại hoạt động khác nhau nhưng tất cả các loại hoạt động này đều sẽ có một điểm chung đó chính là đều hướng đến việc tối ưu hóa các hoạt động trong doanh nghiệp từ đó nâng cao được mức lợi nhuận thu về hàng tháng.
KPI sẽ khiến cho việc phân tích và so sánh trở nên rõ ràng
Như đã đề cập trong phần phân loại KPI thì nếu như đọc giả để ý thì điểm chung của tất cả các loại KPI này đều sẽ phải theo dõi, giám sát cũng như là lưu trữ số liệu và chính những số liệu này sẽ là những con số có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc so sánh mức độ hiệu quả trong công việc giữa các chu kỳ với nhau.
Ngoài ra KPI còn rất hữu ích cho việc so sánh mức độ hiệu quả giữa các mô hình kinh doanh trong công ty so với các mô hình cùng loại ở ngoài công ty, từ đó thì nhà lãnh đạo sẽ có thể đưa ra được những phân tích cũng như những định hướng phát triển và thay đổi trong tương lai gần.
KPI giúp đồng bộ hóa chính sách trong khâu làm việc
Khi KPI được thành lập thì đồng nghĩa với việc đội ngũ nhân viên phải cố gắng hoàn thành được lượng KPI đã đề ra từ ban đầu, tức là doanh nghiệp sẽ phải tạo lập các chính sách sao cho chính sách đó phải hỗ trợ được cho quá trình hoàn thành lượng KPI đó.
Thiết lập KPI sẽ cải thiện khả năng sinh ra lợi nhuận
Thông thường KPI sẽ được thiết lập và theo dõi một cách sát sao, thông qua KPI thu được thì các nhà quản trị cũng như ban lãnh đạo có thể đánh giá được tình hình chung của mô hình kinh doanh của công ty hiện tại.
Nếu như KPI đó có những chỉ số cao vượt bậc so với các chỉ số KPI khác thì đây có thể được xem là một điểm mạnh mà ban quản trị công ty nên chú trọng phát triển và khai thác nhưng nếu như chỉ số KPI quá thấp thì cần lập tức điều chỉnh các mô hình kinh doanh, cũng như các chiến lược sao cho phù hợp.
Key Performance Indicator tốt là như thế nào?
Thông thường để đánh giá được mức độ tốt hay không tốt về một chỉ số KPI thì nó sẽ tùy thuộc vào mức độ công việc cũng như tiêu chí mà công ty hay doanh nghiệp đó đặt ra cho nhân viên của chính mình.
Mọi người có thể hình dung như sau, nếu như trong tháng đó công ty hay chủ doanh nghiệp đưa ra một con số về số lượng hàng hóa cần bán và sau một khoảng thời gian mọi người phải báo cáo con số trên thực tế đến với ban lãnh đạo.
Lúc này sẽ có một số trường hợp xảy ra như sau, trường hợp đầu tiên nếu như mọi người bán thấp hơn với số lượng trên bản kế hoạch thì đồng nghĩa với việc mọi người không hoàn thành được yêu cầu từ đó sẽ được đánh giá là tệ.
Trường hợp thứ 2 là khi lượng sản phẩm bán ra bằng đúng chính xác với lượng sản phẩm được đề ra trong bảng kế hoạch nhưng tông thường trường hợp này sẽ rất khó xảy ra nhưng khi nó xảy ra thì mọi người sẽ được đánh giá là hoàn thành tốt KPI.
Và ở trường hợp cuối cùng, nếu như lượng sản phẩm bán ra lại vượt mức lượng sản phẩm yêu cầu thì lúc này mọi người sẽ được đánh giá là hoàn thành xuất sắc và có khả năng mọi người sẽ được ban lãnh đạo thưởng thêm, và đây là một trong những trường hợp mà bất cứ nhà quản trị nào đều mong muốn.
Dựa theo quy trình BSC thì KPI được xây dựng ra sao?
Quy trình BSC là một trong những chuỗi quy trình các bước tiêu chuẩn được rất nhiều nhà quản trị hay các ban lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay ưa chuộng sử dụng trong quá trình thiết lập chỉ số KPI.
Đầu tiên đọc giả cần phải đưa ra những phân tích và đánh giá dựa trên những số liệu đã có trước đó, sau đó sẽ phải xác định được chiến lược phù hợp cho mô hình kinh doanh của mình để rồi từ đó đưa ra được những mục tiêu cụ thể và rõ ràng, kế đó phải đề ra các giải pháp cũng như đưa ra những phân tích về mức độ hiệu quả.
Kết luận
KPI giờ đây chắc hẳn sẽ không còn quá xa lạ đối với nhiều người, hy vọng thông qua bài viết này các đọc giả đã có thể nắm rõ hơn về những khái niệm cũng như các thông tin cốt lõi khác của chỉ số KPI.
