Thư cảm ơn khách hàng là loại thư mà khi bạn thực hiện một giao dịch với một công ty thì họ khi gửi thực hiện giao dịch sẽ gửi cho bạn một là thư cảm ơn.Để có được một bức thư cảm ơn mang đầy tính sang trọng và hình thức bắt mắt mà bạn cần chú trọng đến các lỗi thường gặp khi viết một lá thư cảm ơn. Dưới đây sẽ chỉ ra cho bạn những lỗi thường hay gặp mà các bạn cần lưu ý.
Thư cảm ơn khách hàng là gì?
Khi một ai đó gửi cho bạn một bức thư thì đây là cách mà họ đang thể hiện tình cảm của họ dành đến cho bạn. Chính vì vậy bạn có thể hiểu đơn giản một lá thư cảm ơn khách hàng, là một đoạn văn bản ngắn với nội dung nhằm truyền tải thông điệp và thể hiện lòng biết ơn và sự quý mến, trân trọng và chân thành tới người nhận.
Đối tượng nhận có thể là một cá nhân, một tập thể tổ chức hay một cộng đồng rộng lớn nào đó. Thư cảm ơn khách hàng ngắn gọn không chỉ việc giúp cho bạn dễ dàng biểu đạt được tấm lòng của mình mà còn tạo dựng thêm thiện cảm và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với người được nhận. Bên cạnh đó còn thể hiện được sự tinh tế với cách hành xử chuyên nghiệp, khéo léo và lịch sử của bạn.
Dưới đây là một số trường hợp thường sử dụng thư cảm ơn: Thư cảm ơn, thư cảm ơn đối tác, thư cảm ơn khi nhận việc làm…..Nếu bạn là một tín đồ mua sắm thì chắc hẳn bạn đã nhận được rất nhiều lá thư cảm ơn từ các chủ shop.
Lúc nhận được những lá thư cảm ơn đấy bạn có cảm thấy có thiện cảm với shop đó hơn so với những shop không có gửi thư cho bạn không. Hãy cùng tìm hiểu xem vai trò của thư cảm ơn ở mục dưới đây nhé.
Vai trò của lá thư cảm ơn dành cho khách hàng
Đa phần những lá thư cảm ơn được xuất phát và càng ngày phổ biến ở trong lĩnh vực kinh doanh. Ở đây thư cảm ơn khách hàng không chỉ đơn thuần như một lời cảm ơn thông thường mà nó đóng vai trò quan trọng không chỉ dừng lại như là một lời tri ân tới khách hàng. Mà đó còn là yếu tố để góp phần xây dựng hình ảnh quảng bá thông tin và sự thành công của doanh nghiệp.
Hơn thế nữa, đây còn là sợi dây dùng để kết nối tinh thần giúp mối quan hệ giữa khách hàng và công ty trở nên gắn kết bền chặt hơn và kéo khoảng cách về sự gần gũi và thân thiết hơn. Vai trò của thư cảm ơn đòi hỏi được thể hiện qua các yếu tố sau: thứ nhất là về sự chuyên nghiệp, thứ hai là biết cách tạo ấn tượng tốt đến với các vị khách, cái thứ ba cũng là cái cuối cùng là giúp Dễ dàng giải quyết các vấn đề khi không may gặp vấn đề phát sinh.
Thể hiện sự chuyên nghiệp
Việc gửi những bức thư tri ân tới những vị khách hàng sẽ giúp cho bạn và công ty của bạn tạo được điểm nhấn dấu ấn trong lòng khách hàng. Khi bạn để lại được dấu ấn trong tâm trí người tiêu dùng thì bạn đã thành công và là một nhà bán hàng đầy sự chuyên nghiệp.
Từ đó họ sẽ mặc định rằng và tin tưởng, tiêu dùng các sản phẩm do bạn cung cấp tất cả đều là những mặt hàng đầy chất lượng. Để rồi sau này khi có nhu cầu mua một loại sản phẩm nào đó tương tự thì họ lại tiếp tục ưu tiên mua sắm tại cửa hàng của bạn. Vì vậy khi bạn gửi một lá thư cảm ơn thì đã thể hiện được sự chuyên nghiệp của chính bạn.
Cách tạo ấn tượng với thư cảm ơn với khách hàng
Để tạo được ấn tượng tốt trong lòng các vị khách thì ngoài việc gửi một lá thư cảm ơn đầy tính trang trọng thì bạn cũng nên đánh vào tâm lý khách hàng mà gửi kèm thêm một vài hình thức ưu đãi. Bạn có thể lựa chọn cho mình những cách gửi có thể như gửi tặng đến khách hàng một vài mã giảm giá hay gửi một món quà như là sản phẩm dùng thử hoặc gửi những món quà nhỏ nhắn, xinh xắn nhưng mang lại nhiều ý nghĩa.
- Kèm với thư cảm ơn có thể là những mã giảm giá: Mỗi vị khách hàng đều luôn mong muốn mua được những sản phẩm mà có giá ưu đãi đặc biệt là khi còn được kèm một cái mã giảm giá nữa. Vì thế có rất nhiều doanh nghiệp đã đánh vào tâm lý này để sử dụng hình thức tặng mã giảm giá cho lần mua hàng tiếp theo của khách hàng đây cũng được coi để thể hiện sự cảm ơn đến khách hàng.
- Gửi quà tặng giống với sản phẩm dùng thử: Nhiều doanh nghiệp đang hướng tới việc thu hút khách hàng qua chiến dịch Marketing. Do đó có một số doanh nghiệp đã đề ra và tự thiết kế các gói quà tặng tương tự như là sản phẩm sử dụng thử nhằm để tri ân đến các vị khách hàng mới.
Vấn đề phát sinh cần thông qua thư cảm ơn khách hàng
Ngoài các yếu tố để tạo điểm nhấn ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp thì lá thư cảm ơn còn có thể ẩn ý giúp doanh nghiệp giải quyết khéo léo khi không may phát sinh. Từ đó khi xuất hiện sai sót từ phía bạn cũng sẽ dễ dàng có thể dễ dàng giải quyết việc gửi các mẫu thư cảm ơn sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với họ hơn.
Ví dụ: Chẳng hạn trong quá trình đóng gói hàng hóa bạn bị vô ý gói nhầm sản phẩm của khách thì lúc này nếu bạn có kèm theo một lá thư cảm ơn thì họ sẽ mặc nhiên nghĩ bạn là một nhà bán hàng có sự chuyên nghiệp và sự việc này chỉ là yếu tố ngoài ý muốn mà không phải vì những lý do khác.
Từ đó tạo ra sự liên kết để hai bên cùng nói chuyện để đề ra phương án xử lý vấn đề một cách hiệu quả nhất và nhẹ nhàng hơn. Còn đối với sai sót quá nhỏ thì họ sẽ có thể dễ dàng bỏ qua luôn cho bạn.
Vài lỗi cần lưu ý khi viết thư cảm ơn khách hàng
Một lá thư cảm ơn để viết thì rất đơn giản nhưng chính vì sự đơn giản ấy thì bạn cần phải hết sức cẩn trọng và chi tiết đến từng cái nhỏ. Để một là thư cảm ơn khách hàng đạt được mục đích mà bạn đã đề ra thì trước khi được gửi thư đi cho các vị khách hàng.
Lúc này thì người gửi cần hết sức lưu tâm để tránh mắc phải một số lỗi như sau: thứ nhất là lỗi chính tả, thứ hai là nội dung quá chung chung dẫn đến sự nhàm chán cho người đọc, thứ ba là thời điểm gửi thư phải phù hợp. Cùng đi sâu và tìm hiểu về các lỗi trên rõ hơn nào.
Các lỗi về chính tả trong lá thư cần lưu ý
Không chỉ riêng nói về một lá thư cảm ơn mà tất cả các loại văn bản hiện này người viết đều cần phải có sự chỉnh chu và chính xác về mặt ngữ điệu ngôn từ, đặc biệt là các lỗi về chính tả.
Để viết đúng chính tả không chỉ làm cho nội dung của một lá thư thêm phần chuyên nghiệp và người nhận còn có thể hiểu được sự chân thành và sự dụng tâm của người viết. Ngoài ra còn là một cách thể hiện sự tôn trọng mà người viết dành cho người đọc.
Mặc dù đây chỉ là những sai lầm nhỏ trong câu văn nhưng có thể tạo cảm giác khó chịu và để lại ấn tượng không mấy tốt cho người nhận. Chính vì vậy trước khi gửi lá thư cảm ơn khách hàng bạn hãy lưu ý kỹ về các lỗi chính tả này nhé để thể hiện bước đầu bạn là một người có sự chuyên nghiệp.
Nội dung thiếu tính sáng tạo
Việc xác định tên tiêu đề của một lá thư cảm ơn khách hàng và việc lựa chọn một danh xưng phù hợp là tất cả những yếu tố căn bản để quyết định việc người nhận có nên tiếp tục đọc tiếp thư của bạn hay không. Việc đầu tiên là phải chú trọng đến phần mở đầu của thư cần phải tạo được một ấn tượng tốt với người nhận bởi đấy phải thể hiện được một lời cảm ơn chân thành.
- Bên cạnh đó lựa chọn ngôn từ kỹ càng để bạn có thể tránh không sử dụng tiếng lóng hay những từ viết tắt theo thối quyen..
- Bạn phải xác định được đối tượng quan tâm mà bạn đang muốn viết thư để cảm ơn và tập trung đi thẳng vào các vấn đề mà bạn muốn người nhận biết..
- Chọn Một điểm đặc trưng nào đó để khai thác nội dung trong bức thư của bạn việc này sẽ tạo được sức hút và sự khác biệt mà bức thư của bạn mang lại.
Thời gian gửi thư thiếu hợp lý
Ngoài những lỗi về nội dung, hay về ngôn từ thì thời điểm gửi thư cũng là một trong những yếu tố quan trọng để một lá thư cảm ơn phát huy được hết tác dụng và lợi ích của nó.
Ví dụ như: Đối với các nhà hàng hay các khách sạn thì một lá thư cảm ơn nên gửi trong vòng 24 giờ sau khi họ kết thúc trải nghiệm của mình sẽ phù hợp hơn. Thư cảm ơn khách hàng ngắn gọn và đầy đủ ý sẽ tạo được ấn tượng tốt cho người nhận hay lưu ý điều này nhé.
Lời kết trong các bức thư cảm ơn
Sau khi viết xong câu giới thiệu và nội dung của một lá thư cảm ơn thì tiếp đó là phần lời kết của một lá thư cảm ơn khách hàng. Lời kết của một lá thư cũng rất hết sức quan trọng ở đây phải thể hiện được sự cảm ơn mà tận lòng bạn muốn gửi cho người nhận và kèm theo một chút thông điệp là mong muốn người nhận sẽ lại tiếp tục ủng hộ bạn. Một vài gợi ý để bạn tham khảo cho lời kết của lá thư cảm ơn bạn nên xem thử:
- Xin hãy nhận lời cảm ơn chân thành của tôi thêm một lần nữa.
- Doanh nghiệp thực lòng cảm ơn bạn vì tất cả
- Tôi thật sự rất biết ơn nếu anh chị có thể sớm giải quyết vấn đề này
- Xin cứ liên hệ với tôi bất cứ lúc nào nếu anh chị cần thêm thông tin gì.
Kết luận
Bạn đã được biết về vai trò của một lá thư cảm ơn khách hàng nó được dùng để thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết và làm tăng lên phần ấn tượng đối với người nhận. Bên cạnh đó bạn cũng được biết thêm về các lỗi cần lưu ý khi viết. Hy vọng bài viết này có thể giúp bạn tạo ra được một mẫu thư cảm ơn tới khách hàng của bạn.
